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厳選！書類整理に役立つグッズ7選！書類整理のポイントも併せて解説

2020.10.16

気づかないうちに増えてしまう書類･･･オフィスも自宅も、そしてテレワークでも書類は増える一方です。

大切な書類もありますし、仕事の効率にも影響する書類の管理は、しっかりしておきたいものですよね。今回は書類整理のポイントと便利グッズをご紹介します。

書類整理のポイントは?

ではまず、書類整理のポイントをご紹介していきたいと思います。

廃棄するのか取っておくのかを仕分けする

書類には「捨てていい書類」と「保管しておく書類」があります。まずは、捨てるべき書類なのか、それても廃棄す書類なのかを仕分けして、捨てるべき書類は捨ててしまいましょう。

いらない書類は処分する！それが、書類整理の第一歩です。

データ化できるものはデータに

書類の中には、データ化しても問題ないものもあるはずです。

紙媒体でなければならならい書類ではないなら、スキャンしてデータ化してしまいましょう。そして紙媒体は廃棄します。

こうすることで、書類を整理しやすくなります。

必要な書類整理のポイントは3つ

捨てられない紙媒体の書類の整理には3つのポイントがあります。

・仕分け

・ファイリング

です。

まず、カテゴリーごとに仕分けをしましょう。すぐに必要な書類なのか、それとも保管しておくだけの書類なのか。もちろん、作業やビジネスの相手ごとに分ける必要があります。

細かく分類して整理しておくことは書類を整理整頓するための下準備です。

ファイリングが終わったら、ファイル名をわかりやすく記載して保管していきましょう。

書類整理にオススメの便利グッズ

書類整理をするときに便利なグッズをご紹介します。ファイリングを終えた書類を整理するときにあれば便利なモノ達を集めてみました。

武田コーポレーション【本立て・デスク・ラック】ブックスタンド

参照：武田コーポレーション　ブックスタンドナチュラル

木製のブックスタンドです。デスクについつい平置きしてしまいがちなファイルですが、ファイリングされて書類をデスク周りに無造作に置いてしまうと、それは整理できているとは言えません。

ブックスタンドにファイリングされて書類を整理すれば、すぐに取り出して確認することができますし、デスクのスペースを広く使うことができます。毎日使うものだから、ベーシックなデザインのものがオススメです。

木の優しい質感も魅力です。

プラスファイルスーパーエコノミークリアファイル + A4 20ポケット

参照：プラスファイルスーパーエコノミークリアファイル

書類の整理に欠かせないファイルです。ハイブリットポケットを採用し、小さなメモや付箋もたくさん収納できます。

入れやすさと、破れにくさ、めくりやすさを追求したファイルで書類をすっきり解りやすくまとめることができます。

また、実用的な中紙無しタイプで、使いやすく仕分けに必要な背ラベルも付いています。

フルカラ―印刷もできる見出しも付属しています。差し替え可能な見出し付き

色分けしやすいよう5色展開されているので、作業別に色で仕分け管理ができてとても便利です。

TOSSOW ファイルボックス a4 紙ファイル立てファイルスタンド

参照：TOSSOW ファイルボックス a4 紙ファイル立てファイルスタンド

紙素材の素朴なファイルスタンドです。頑丈で耐久性がある高品質のハトロン紙を使用して作られており、質感がよく滑らかな手触りです。

フィンガーホールがついているため、簡単に出し入れが可能で、ファイリングされた書類を取り出しやすく管理することが出来ます。

カラーバリエーションは3色で、シックな色味でオフィスにも自宅にも馴染みが良く使いやすいファイルボックスです。

プラス収納ボックスリビングポストIIY4S クリームホワイト

参照：プラス収納ボックスリビングポストIIY4S クリームホワイト

引き出しタイプで簡単に整理できる紙製の収納ボックスです。書類はA4サイズが主流ですが、他のサイズもありますし、メモなども取っておきたいですよね。

細かい紙類を収納し整理整頓するのにぴったりの収納ボックスです。

表面はラミネート加工されており、汚れにくく頑丈。浅型トレーと深型ボックスがあるので、郵便物の管理にも最適です。置くスペースに合わせて選べようサイズ展開が2種類されており、ＳサイズとＬサイズから選ぶことができます。

ドキュメントスタンドA4 25ポケットファイルボックス書類ケース収納ボックス

参照：ドキュメントスタンドA4 25ポケットファイルボックス書類ケース収納ボックス

大量の書類を整理して保管するときにオススメなのが、この書類ケースです。伸縮可能な自立式ドキュメントスタンドが25ついており、書類の量に合せて幅を調節できるようになっています。

ジャバラボケットを広げることで簡単に書類を取り出せるようになっています。

ペンホルダーや携帯できるゴムバンドなど、欲しい機能がそろったファイルボックスです。

IKEA(イケア) DOKUMENT シルバーカラー 30160997 レタートレイ

参照：IKEA(イケア) DOKUMENT シルバーカラー 30160997 レタートレイ

とてもシンプルなデザインが魅力的のレタートレイです。

書類の整理と言われるとA4サイズの会議資料や契約書などをイメージしてしまいますが、郵便物も書類のひとつ。

郵便物を仕分けして管理することも書類の整理です。

扱いが雑になりがちな郵便物ですが、無造作に重ねてしまっては台無しこのレタートレイで管理すれば、入れておくだけでも整理整頓が出来ます。デスクで使うのにちょうど良いサイズのレタートレイもオススメの書類整理グッズです。

アイリスプラザデスクワゴンキャスター付き

参照：アイリスプラザデスクワゴンキャスター付き

書類の整理は引き出しタイプの収納グッズ使いたいという方にオススメなのが、デスクワゴンです。

書類やファイルを細かく仕分けして収納できるデスクワゴンは、デザインもシンプルでどんなオフィスにも馴染みます。カラーバリエーションはブラックとホワイトの2種類で、軽量のプラスチックでできており、取り外してそのまま書類BOXとして使用できます。

キャスター付なので移動もスムーズです。

オリジナルステッカーで書類を整理

ファイルボックスやファイル、引き出しなどをご紹介しましたが、やっぱり書類の整理に欠かせないのがファイル名の記載と整理です。

だけど･･･「字が汚いしなぁ」とか「いちいち書くのはめんどくさい」という場合もありますよね。

そんなときにオススメなのがオリジナルステッカーです。

オリジナルステッカーなら字ではなくイラストで仕分けすることもできますし、貼るだけので簡単です。

そこでオススメしたいのが、だけでも簡単にオリジナルのステッカーやシールを作れるTMIXです。

TMIXオリジナルステッカーやシールのココがスゴイ

TMIXのオリジナルステッカーやシールは

・誰でも簡単、ウェブ上でデザインできる

・耐水使用や貼って剥がせるタイプも選べる

です。

まず、TMIXでは、WEB上のデザインエディタわ使用して好きな写真などテキストを組み合わせたオリジナルステッカーやシールを簡単に短時間で作成できます。もちろん、デザインエディタは無料で使用できますし、専門的の知識がなくても使うことができます。

そして、ステッカーの台紙には2種類ホワイトコーティングとクリアコーティングから選ぶことが可能。耐水性に優れており、はったり剥がしたりできて便利です。ファイルの見出しだけでなく細かい仕分けや付箋の代わりに使うこともできますし、引き出しにステッカーを貼ってラベリングするのにも使えます。

ステッカーのサイズは100mm×100mmと160mm×160mmからセレクトできます。大量発注はもちろん、1枚からでも作ることができます。

TMIXでオリジナルステッカーを作ってみる

まとめ

今回は、書類の整理のポイントと便利グッズ、そして、書類の整理にもオリジナリティーを出せる、TMIXのオリジナルステッカーをご紹介しましたがいかがでしたか?

仕事と切っても切れないもののひとつが書類。整理整頓が簡単そうで難しいものでもあります。油断していたらどんどん増えて、どこにどの書類があるのか解らない！ということにもなりかねません。ですから、普段から整理整頓を心がけておくこと、そして、便利グッズを駆使して書類整理をしやすい環境を整えておくことが大切です。

まずは、書類を仕分けて整理し、その後は、ファイリングしてまとめて行く。最後にファイルボックスや引き出しで保管して、オリジナルステッカーでラベリングをすると書類整理が完璧！ただ整理するだけではなく、取り出しやすさも考えた書類整理ができそうです。